KUTAIPANRITA.ID, KUTAI KARTANEGARA – Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan, dan Perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
“Pentingnya kearsipan itu sendiri, agar memperoleh potret penyelenggaraan kearsipan yang utuh, serta kualitas yang meningkat dari waktu ke waktu, sehingga mampu merepresentasikan akuntabilitas penyelenggaraan kearsipan, yaitu ketersediaan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya. Maka diharapkan kepada perangkat daerah yang belum melaksanakan pengelolaan kearsipan dengan baik, tertib yang sesuai dengan kaidah kearsipan diharapkan Tahun 2025 lebih meningkatkan pencapaiannya”, kata Asisten I Pemkab Kukar Akhmad Taufik Hidayat pada acara Workshop dan Entry Meeting Pengawasan Kearsipan Internal Tahun 2025 dengan tema “Kearsipan yang Berkelanjutan untuk Masa Depan yang Terbaik”, di Hotel Grand Fatma Tenggarong, Kamis (27/2/25).
Lebih lanjut dikatakannya Sesuai dengan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Reformasi Birokrasi Nomor 14 Tahun 2014 tentang Pedoman Evaluasi Reformasi Birokrasi Instansi Pemerintah, bahwa nilai hasil pengawasan kearsipan merupakan salah satu komponen penilaian reformasi birokrasi. Serta Peraturan Anri Nomor 6 Tahun 2019 Tentang Pengawasan Kearsipan.
Dengan adanya audit dan pengawasan kearsipan, diharapkan dapat terwujud pengelolaan arsip yang lebih baik sehingga tercipta budaya budaya tertib arsip yang berkesinambungan. Mendorong pencipta arsip dan lembaga kearsipan untuk menyelenggarakan kearsipan sesuai dengan prinsip, kaidah, standar kearsipan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku, dapat terwujud akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan dan menjaga memori kolektif bangsa.
“Terima kasih atas peran dan kerja Bapak/Ibu sekalian sehingga Pemerintah Kabupaten Kutai Kartanegara (Kukar) pada Tahun 2023 dan 2024 mendapatkan penghargaan dari Arsip Nasional Indonesia dan Gubernur Provinsi Kalimantan Timur di bidang kearsipan”,ucapnya.
Selanjutnya dikatakan Kepala Diarpus Hj Aji Lina Rodiah, pengawasan Kearsipan Internal meliputi penciptaan arsip, penggunaan dan pemeliharaan, penyusutan, SDM kearsipan , sarana dan prasarana kearsipan. Setiap Perangkat Daerah wajib mempersiapkan bukti fisik dari 1 Unit Kearsipan (Sekretariat) dan 2 Unit Pengolah (Bidang) sesuai dengan formulir ASKI. Dan Bidang yang ditunjuk untuk dilakukan audit yaitu Bidang Pengembangan Sumber Daya Manusia serta Bidang Pengadaan, Pemberhentian, Informasi Dan Penilaian Kinerja Aparatur.
“Tujuan dari Pengawasan Kearsipan itu sendiri yaitu mewujudkan pengelolaan arsip dengan pengelolaan arsip lebih baik, tertibnya budaya tertib arsip yang berkesinambungan yang sesuai kaidah, prinsip, & standar kearsipan serta peraturan Perundang-undangan“,sebutnya.
Dijelaskan Lina, ada beberapa penghargaan yang diperoleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan antara lain di tahun 2023 meraih terbaik pertama penyelenggaraan kearsipan Tingkat Kabupaten/Kota se Kaltim, Tahun 2024 penilaian dari ANRI mendapatkan penghargaan pengelolaan arsip terbaik dari ANRI dengan predikat “memuaskan” tingkat provinsi Kaltim. Kemudian hasil pengawasan kearsipan internal Kabupaten Kukar sendiri selama 2 tahun terakhir, yaitu Tahun 2023 terdapat 2 OPD yang mendapatkan kategori memuaskan dan tahun 2024 terdapat 17 OPD dengan kategori memuaskan. Sedangkan peserta yang mengikuti Workshop dan Entry Metting Pengawasan Kearsipan Internal Tahun 2025 sebanyak 120 orang dari seluruh perangkat daerah dan juga Unit Pengolah Pencipta Arsip (UPPA) yang hadir secara daring. Acara dirangkai dengan pemberian penghargaan pengelolaan kearsipan berkinerja baik kepada perangkat daerah dan penghargaan penyerahan arsip statis non Pemerintah Kabupaten Kukar, dikategori Memuaskan diantaranya, Diarpus Kukar, Bapenda, Dishub, Bakesbangpol, BPKAD, RSUD AM Parikesit, DPMPTSP, DPMD, Dinsos, Diskominfo, Sekwan DPRD, Inspektorat, BKPSDM, Disperkim, Dispora dan pengelola kearsipan kinerja terbaik kategori memuaskan adalah Kantor Kecamatan Muara Badak, Kecamatan Tenggarong dan Kecamatan Marangkayu di kategori Sangat Baik.
